Czas wreszcie uporządkować swoje listy kontaktów

Porady i wskazówki dotyczące aplikacji kontaktowych firm Apple, Google i Microsoft.

Za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail lub SMS, a nawet szukasz adresu znajomego w Mapach Google, korzystasz z cyfrowej listy swoich kontaktów. Ale to, że korzystasz z niej cały czas, nie oznacza, że traktujesz ją dobrze. Wielu z nas pozwala, aby stare numery, niepotrzebne duplikaty i nieoznaczone tajemnicze adresy gromadziły się w dowolnej aplikacji do obsługi kontaktów. Utrudnia to znalezienie potrzebnych informacji wtedy, gdy ich potrzebujemy.

Na szczęście aplikacje przechowujące listy kontaktów – skupiamy się na tych od Google’a, Apple’a i Microsoftu – mogą pomóc w usuwaniu duplikatów, usuwaniu kontaktów z brakującymi lub nieaktualnymi informacjami oraz synchronizowaniu tych zmian między aplikacjami i urządzeniami. Ogólnie rzecz biorąc, aby uniknąć rozproszenia kontaktów na zbyt wielu kontach, zalecamy wybranie jednej z tych usług, która będzie służyć jako główna lista, w oparciu o aplikacje i urządzenia, na których najczęściej polegasz (użytkownicy iPhone’ów powinni korzystać z usług Apple, wielbiciele Androida powinni wybrać Google itd.) Po wybraniu platformy użyj narzędzi, które zaraz omówimy, aby nadać swoim kontaktom odpowiedni kształt. Następnie przejdź do ostatniej części tego przewodnika, aby upewnić się, że wyczyszczone kontakty będą widoczne na wszystkich platformach, z których korzystasz.

Jak uporządkować listę kontaktów Apple

Każdy, kto ma telefon z systemem iOS i komputer z systemem macOS, powinien korzystać z wbudowanej aplikacji Kontakty firmy Apple, która synchronizuje Twoje informacje między obiema platformami. Jeśli korzystasz z urządzenia innego typu, nadal możesz uzyskać dostęp do swoich kontaktów za pośrednictwem przeglądarki internetowej, odwiedzając witrynę iCloud. Jeśli szukasz zaawansowanych opcji organizacyjnych, to niestety nie znajdziesz ich w tej aplikacji. Ma ona jednak podstawowe narzędzia do zarządzania.

Na telefonie iPhone możesz edytować wpis, zaznaczając go i wybierając polecenie Edytuj. Na następnym ekranie możesz zmienić informacje o kontakcie lub całkowicie usunąć daną osobę, stukając Usuń kontakt. Aby dostosować sposób sortowania i wyświetlania tych informacji, przejdź do aplikacji Ustawienia iOS i wybierz z listy pozycję Kontakty. Możesz na przykład stuknąć pozycję Nazwa skrócona i włączyć przełącznik Preferuj pseudonimy, aby system iOS pokazywał pseudonimy zamiast bardziej formalnych nazwisk.

Wersja dla systemu macOS ma podobne opcje, ale zawiera sprytną funkcję grup, która ułatwia porządkowanie osób. Otwórz aplikację Kontakty i wybierz kolejno opcje Plik > Nowa grupa inteligentna. Następnie wybierz kryteria – być może chcesz zgrupować osoby z tego samego miasta lub użyć pola Notatka, aby połączyć wszystkich, którzy mają np. tag „klub książki”. Aby wysłać wiadomość e-mail do wszystkich członków grupy inteligentnej naraz, w menu nawigacyjnym po lewej stronie znajdź wpis grupy, a następnie kliknij go prawym przyciskiem myszy. Inaczej niż w systemie iOS, macOS pomoże Ci znaleźć zduplikowane kontakty. Wybierz Karta > Szukaj duplikatów, aby przeszukać listę kontaktów w poszukiwaniu pokrywających się wpisów. Jeśli aplikacja je znajdzie, zapyta, czy chcesz je scalić. Możesz też zrobić to ręcznie: Kliknij w jeden kontakt, przytrzymaj klawisz Cmd i kliknij w inny, a następnie wybierz polecenie Karta > Połącz wybrane karty.

Ponieważ wersja dla macOS ma więcej opcji, zalecamy zarządzanie kontaktami na komputerze, a nie w telefonie, a następnie synchronizowanie tych zmian z aplikacją na iOS. Jeśli jednak wolisz bardziej wszechstronną opcję dla iPhone’a, niektóre aplikacje innych firm oferują bardziej zaawansowane narzędzia do usuwania duplikatów. Polecamy aplikację Simpler, której wersja próbna jest bezpłatna, ale odblokowanie większości funkcji, takich jak tworzenie kopii zapasowych kontaktów, kosztuje 10 USD rocznie. Ta aplikacja umożliwia scalanie zduplikowanych wpisów jednym stuknięciem, usuwanie części kontaktów (np. tych, którym brakuje numeru telefonu), organizowanie kontaktów w grupy i wiele innych. Podoba nam się też aplikacja Delete Contacts+, która umożliwia szybkie usuwanie partii osób naraz, tworzenie kopii zapasowych kontaktów i identyfikowanie kart z brakującymi informacjami. Również w tym przypadku możesz skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, ale aby skorzystać z funkcji łączenia kontaktów, musisz uiścić jednorazową opłatę w wysokości 4 dolarów.

Jak zarządzać listą kontaktów Google

Jeśli zdecydujesz się przechowywać swoje kontakty w Google, możesz uzyskać do nich dostęp online lub za pośrednictwem oficjalnej aplikacji dla systemu Android.

Spośród funkcji Kontaktów Google prawdopodobnie najbardziej przydatną jest Łączenie i poprawianie. Aby z niej skorzystać, przejdź do interfejsu internetowego, kliknij opcję Połącz i popraw na lewym pasku bocznym, a następnie wybierz kilka zaleceń. Pierwszym i najbardziej przydatnym sposobem jest sprawdzenie zduplikowanych kontaktów, które chcesz połączyć. Można to robić pojedynczo lub za jednym zamachem, klikając opcję Połącz wszystkie. Jeśli znajdziesz dwa lub więcej elementów, które chcesz połączyć, a których Google nie zidentyfikowało, możesz ręcznie połączyć je w jeden wpis. Przejdź do głównej listy kontaktów (kliknij opcję Kontakty na pasku bocznym), wybierz je, zaznaczając pola, które pojawiają się po najechaniu na nie, a następnie kliknij przycisk scalania na górnym pasku nawigacyjnym – wygląda on jak przekrzywiona strzałka skierowana w górę. Funkcja Połącz i popraw zasugeruje także inne zmiany, takie jak dodanie do listy osób, z którymi stale się kontaktujesz, lub dodanie większej ilości informacji do istniejących wpisów.

Aplikacja na Androida jest niemal równie inteligentna w zarządzaniu kontaktami. Naciśnij przycisk menu (trzy poziome linie) w lewym górnym rogu, a następnie wybierz opcję Połącz i popraw, aby uzyskać dostęp do wszystkich ustawień, o których wspomnieliśmy powyżej. Niestety, w aplikacji mobilnej nie będziesz mógł ręcznie poradzić sobie z duplikatami, ale możesz dostosować sposób sortowania kontaktów. Ponadto aplikacja na Androida umożliwia bardziej efektywną organizację kontaktów. Stuknij swój awatar i przejdź do ustawień aplikacji Kontakty – w sekcji Wyświetlanie i edycja kontaktów będziesz mógł sortować kontakty według imienia lub nazwiska, a także pokazywać lub ukrywać nazwy fonetyczne. Kontakty można także sortować według przypisanych im etykiet. Aby to zrobić, dotknij trzech kropek na pasku wyszukiwania, przejdź do opcji Dostosuj widok i wybierz Dostosuj. Możesz tam umieścić określone grupy kontaktów na górze listy, aby ułatwić do nich dostęp.

Usługa Gmail jest ściśle powiązana z zarządzaniem kontaktami Google. Osoby, do których wysłano wiadomości e-mail, ale których nie dodano do kontaktów, będą wyświetlane w internecie w pozycji Inne kontakty. Aby uniknąć piętrzenia się tych adresów, można zmienić tę domyślną opcję. Przejdź na stronę Gmaila i kliknij ikonę trybika po prawej stronie, a następnie Ustawienia. Tam, na karcie Ogólne, przewiń w dół do opcji Utwórz kontakty dla autouzupełniania i wybierz opcję Będę dodawać kontakty samodzielnie.Jeśli chcesz uzyskać więcej pomocy, możesz znaleźć aplikacje firm trzecich do zarządzania kontaktami Google. W systemie Android program Cleaner (Androidowa wersja wspomnianego wcześniej programu Simpler dla systemu iOS) nieco ułatwia proces łączenia kontaktów i wykrywania duplikatów, a także umożliwia tworzenie kopii zapasowych kontaktów. W przeciwieństwie do Simplera, Cleaner jest całkowicie darmowy dla użytkowników Androida. Podoba nam się też aplikacja Optymalizacja kontaktów, która potrafi usuwać duplikaty wpisów, wykrywać wpisy z brakującymi informacjami i nie tylko. Aplikacja jest bezpłatna i kosztuje 2 dolary za niektóre bardziej zaawansowane funkcje, takie jak łączenie wielu kontaktów.

Jak uporządkować listę kontaktów firmy Microsoft

W przeciwieństwie do firm Apple i Google, Microsoft nie ma popularnego mobilnego systemu operacyjnego, więc zmiany wprowadzone w kontaktach Microsoft nie będą miały wpływu na telefon. Kontakty będą jednak synchronizowane między systemami Windows i Outlook, niezależnie od tego, czy używasz tego ostatniego w trybie online, czy jako aplikacji komputerowej. Podobnie jak Apple, Microsoft oferuje niewiele opcji automatycznego czyszczenia, ale jego podstawowy interfejs edycji jest łatwy w obsłudze.

Zacznij od interfejsu Ludzie. W Outlook.com możesz go wybrać z menu głównego po lewej stronie strony (jest to ikona przypominająca dwie osoby). W przypadku każdego istniejącego wpisu przycisk Edytuj kontakt umożliwi Ci dostęp do wszystkich pól na każdej karcie. Aby dodać lub usunąć kontakt, użyj wyraźnie oznaczonych opcji Nowy kontakt i Usuń na pasku narzędzi u góry. Aplikacja Outlook, dostępna dla systemów Windows i macOS, ma podobny zestaw opcji. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Edytuj kontakt, aby wprowadzić zmiany w pojedynczej karcie, lub użyj przycisków Nowy kontakt, Nowa grupa kontaktów i Usuń, znajdujących się w menu wstążki u góry, aby uporządkować listę kontaktów.

Jeśli chodzi o opcje automatycznego czyszczenia, firma Microsoft może wykryć potencjalne duplikaty, które można scalić, ale proces ten jest niestety dość skomplikowany. Nie możemy się w to zagłębiać, ale Microsoft ma swój własny przewodnik, który powinien Ci się przydać. W aplikacji nie ma automatycznych narzędzi do łączenia lub usuwania zduplikowanych kontaktów, więc trzeba to robić ręcznie. Najpierw wybierz z listy głównej kontakty, które chcesz scalić. Następnie kliknij przycisk menu (trzy poziome kropki) pod dowolnymi kontaktami wyświetlanymi na ekranie i wybierz opcję Połącz kontakty.

Ponadto system Windows 10 ma wbudowaną aplikację Ludzie, której nie można uruchomić bezpośrednio (od 29 stycznia 2021 r.), ale jest dostępna za pośrednictwem ikony Ludzie w aplikacji Poczta, Kalendarz i innych aplikacjach. Jest to po prostu kolejne miejsce, w którym można edytować listę kontaktów firmy Microsoft. Wybierz dowolny wpis, a następnie Edytuj, aby wprowadzić zmiany, lub Znajdź kontakt do połączenia, aby połączyć go z dowolną inną pozycją na liście.

Najlepszym aspektem tej funkcji jest sposób, w jaki pozwala ona uporządkować interfejs kontaktów. Po kliknięciu ikony Ludzie kliknij trzy kropki w górnej części okna, a następnie Ustawienia. W tym miejscu możesz wybrać sortowanie kontaktów według imienia lub nazwiska, a także ukryć te, które zaśmiecają interfejs. Aby zmienić, które kontakty mają być widoczne na ekranie, wybierz opcję Filtruj listę kontaktów. Nie spowoduje to edycji kontaktów, ale może ukryć np. kontakty, do których nie jest dołączony numer telefonu, lub te, które Microsoft pobrał ze Skype’a. W rzeczywistości system Windows automatycznie dodaje nowe kontakty, z którymi użytkownik rozmawiał na czacie lub wysyłał wiadomości e-mail, co może spowodować dodanie zbyt wielu pozycji na liście kontaktów. Aby wyłączyć to ustawienie, wyłącz przełącznik Automatycznie dodawaj kontakty, z którymi ostatnio się komunikowałeś.

Jak zachować porządek podczas korzystania z wielu aplikacji do obsługi kontaktów

Problem w tym, że niewielu z nas jest zamkniętych w ekosystemie opartym wyłącznie na Apple, Google lub Microsoft. Trudno jest utrzymać porządek na liście kontaktów, gdy jest ona rozproszona na wielu kontach, ale aplikacje te mogą w tym pomóc, umożliwiając wyświetlanie całej książki adresowej na jednym ekranie.

Na przykład firma Apple umożliwia wyświetlanie kont Google i Microsoft w swoich aplikacjach kontaktów. W systemie iOS przejdź do Ustawienia > Kontakty > Konta > Dodaj konto, a następnie wybierz Google lub jedną z innych opcji. W systemie macOS otwórz aplikację Kontakty i na głównym pasku nawigacyjnym przejdź do Kontaktów, Dodaj konto, a następnie wybierz jedną z usług, wśród których są Google, Microsoft, Yahoo i AOL. W ten sposób można uzyskać dostęp do kontaktów z innych usług i edytować je bezpośrednio z urządzeń Apple, a następnie zsynchronizować zmiany z oryginalnymi kontami. Nie łączy jednak tych kontaktów z Twoim kontem Apple, więc możesz mieć w efekcie duplikaty, których nie możesz scalić. Ponadto jeśli spróbujesz uzyskać dostęp do swoich kontaktów przez witrynę iCloud, widoczne będą tylko kontakty firmy Apple.

Aplikacja Ludzie dla systemu Windows 10 firmy Microsoft także obsługuje wiele kont. Otwórz ją z poziomu Poczty, Kalendarza lub innej aplikacji, wybierając ikonę Ludzie (dwie sylwetki), a następnie kliknij trzy kropki u góry okna i wybierz Ustawienia. Następnie kliknij przycisk Dodaj konto i wybierz jedną z opcji. Podobnie jak w przypadku Apple, nowo zaimportowane kontakty pojawią się obok istniejących, ale nie zostaną dodane do oficjalnej listy kontaktów Microsoft.

Z drugiej strony, Google nie pozwala zarządzać kontaktami Apple i Microsoft ani ich synchronizować. Możesz jednak zaimportować te kontakty, aby zamienić je na kontakty Google, ale wszelkie zmiany dokonane później nie będą synchronizowane z oryginalnymi kontami. Aby na przykład dodać kontakty Apple do swojego konta Google, odwiedź witrynę Kontakty iCloud, kliknij ikonę trybika w lewym dolnym rogu i wybierz polecenie Wybierz wszystko. Ponownie kliknij ikonę trybika, a następnie polecenie Eksportuj vCard. Spowoduje to utworzenie pliku, który Google będzie mógł zaimportować. W aplikacji Kontakty Google lub w witrynie przejdź do opcji Importuj na głównym pasku bocznym, wybierz polecenie Wybierz plik i wybierz plik vCard z folderu lokalnego. Po zaimportowaniu dużej liczby kontaktów zalecamy znalezienie i scalenie duplikatów, na wypadek gdyby informacje o tej samej osobie znajdowały się na wielu kontach.

Skoro już jesteśmy przy temacie wielu kont, jednym z powodów, dla których w telefonie pojawia się tak wiele kontaktów, jest to, że niektóre z tych platform automatycznie wyświetlają kontakty z aplikacji innych firm, takich jak WhatsApp czy Twitter. Jeśli chcesz ograniczyć liczbę osób wypełniających Twój telefon, możesz ukryć kontakty z innych aplikacji. W systemie iOS wybierz kolejno opcje Ustawienia > Prywatność > Kontakty. W aplikacji Kontakty Google na Androida stuknij swój awatar, a następnie ustawienia aplikacji Kontakty i wybierz Ustawienia > Konta.

Nie ma sposobu na natychmiastowe uporządkowanie kontaktów we wszystkich aplikacjach i gadżetach – trzeba poświęcić trochę czasu i wysiłku. Jednak wiedza o tym, jak działają te platformy kontaktów, ułatwi Ci porządkowanie listy kontaktów.

Dodaj komentarz